ARTICLE I

NAME

 

Section 1.      Name. The name of this organizations, established by K.S.A. 74-6501(a) shall be the Kansas Hispanic &Latino American Affairs Commission.

 

                        The term “Commission” in the following sections shall mean the Kansas Hispanic & Latino American Affairs Commission.

 

                        The term “KHLAAC” shall mean the Kansas Hispanic & Latino American Affairs Commission.

 

ARTICLE II

PURPOSE

 

Section 1.      By-laws. The purpose of these by-laws is to establish rules for the internal organization of the commission and for procedures of operation.

 

Section 2.      Commission. K.S.A. 74-6501 establishes the commission shall be advisory to the governor and shall be within the office of the governor and a part thereof.

 

                        The functions, powers, and duties of the commission are as authorized by the statues establishing the commission. Actions of the commission are in the nature of recommendations only and are subject to approval of the governor. The commission, however, adopts its own rules and policies for procedures consistent with its powers.

 

ARTICLE III

ORGANIZATION

 

Section 1.      Membership. Membership of the commission shall be as established by K.S.A. 74-6502; which specifies the number, method of appointment, and term of office of the commissioners.

                       

                        The members of the commission (a) shall consist of seven members. No more than four members shall be of the same political party. Subject to the provisions of K.S.A. 75-4315c, and amendments thereto, each congressional district in the state shall be represented on the commission by at least one member who is a resident of the district at the time of appointment and the remainder shall represent the state at large. Commission members shall be appointed by the governor. A person appointed to fill a vacancy, which occurs prior to the expiration of a term, shall be appointed for the unexpired term. Except, as provided by subsection (b), each member of the commission shall be appointed for a three-year term. (b) Members shall be appointed for terms of three years and until a successor is appointed and qualified. (c) Nothing in this subsection shall be construed as prohibiting the reappointment of members who had been appointed prior to the effective date of K.S.A. 74-6502.

 

                        In the event of a vacancy on the KHLAAC membership board, the membership and executive director shall attempt to determine an appropriate individual to nominate to the governor to fill the vacancy. Nominations shall be sent to the director of appointments, by the executive director, for consideration by the governor.

 

                        Members of KHLAAC who wish to resign their position should submit a letter of resignation to the governor, with a copy to the chairperson and the executive director.

 

Section 2.      Officers. The officers of the commission shall be a chairperson, a vice-chairperson, and a secretary. The officers shall be elected by the commission at its regular meeting in October of each year. Their term of office shall be one (1) year. No person may serve in the same office for more than two (3) consecutive full terms.

 

Section 3.      Chairperson. The chairperson shall preside at all meetings of the commission. He/she shall perform all the duties assigned to the office as provided herein. His/her duties shall include, but are not limited to the following:

1. Review recommendations made by the commission and forward proposals and evaluations to the executive director for submission to the governor, legislature, and various state agencies.
2. Assist the executive director with the orientation of new members to KHLAAC
3. Assist the executive director in the production of annual reports or other record keeping and reporting initiatives.

Section 4.      Vice-Chairperson. The vice-chairperson shall act as chairperson in the absence of the chairperson. In the event that the office of the chairperson becomes vacant, the vice-chairperson shall succeed to that office for the unexpired term and the commission shall select a new vice-chairperson for the unexpired term.

Section 5.      Secretary. The secretary shall assist the executive director and chair person in the preparation of the agenda and the order of business for each regular meeting. The secretary shall oversee the recording of, and sign, the minutes of all meetings and shall ensure copies are received by all members of the commission and the executive director.

Section 6.      Committees. At the discretion of the chairperson of the commission, committees may be appointed as necessary.

Section 7.      Attendance:  

1. Commission members will be considered in attendance at meetings if present in person, by phone, teleconference, or other electronic media that allows two-way, interactive communication.
2. Any KHLAAC commissioner who is absent for three (3) consecutive meetings or for 50% of such meetings during a fiscal calendar year without approved prior notification to the Chair shall be deemed to have resigned from the Commission, effective immediately.
3. Any KHLAAC commissioner who is unable to attend in person can participate as part of the Kansas Open Meetings Act, but are considered absent, and cannot vote in KHLAAC business.
4. One conference via electronic media may count toward one attendance for a regular meeting.

 

Section 8.      Responsibilities. Appointed KHLAAC commissioners shall:

1. Attend at least four (4) KHLAAC meetings annually;
2. Participate in hearings called by KHLAAC;
3. Represent KHLAAC as requested by public invitation;
4. Assist in the performance of the duties and responsibilities of KHLAAC;
5. Communicate, collaborate, and be committed to the work of the commission and executive director.

Section 9.      Removal with cause. If a commissioner is unable to perform the duties of KHLAAC, the commission may recommend the commissioner for removal with cause upon resolution adopted by KHLAAC by quorum vote. Due process, including written notice and an opportunity to be heard, shall be observed in accordance with departmental and state commission procedures.

Section 10.    In the event that there is no chairperson or vice-chairperson, a special election shall occur to select an acting chair and vice-chair, who will serve the remainder of the term until the next regular election.

Section 11.    All KHLAAC commissioners shall file their Tax Clearance (both personal and business of which you have ownership in), Oath of Office, Resume, Confidentiality Report, and Substantial Interests paperwork with 30 days of being appointed to the KHLAAC Board.

ARTICLE IV

MEETINGS

 

Section 1.      Regular meetings. In accordance with K.S.A. 74-6505, the commission shall meet at least four times a year. The chairperson may call additional meetings as necessary to carry out the functions of the commission. A regular meeting of the commission shall be held on the fourth Thursday of the month in: October, January, April and July. These meetings shall be held at such time and place as designated by a majority of the commission and with a minimum of five (5) business days to notify each commissioner and the executive director.

Section2.       Quorum. In accordance with K.S.A. 74-6505, a majority of members shall constitute a quorum.

Section 3.      Agenda. Agendas for all regular meetings shall be available at the KHLAAC office at least three (3) business days prior to the meetings.

Section 4.      Special meetings. Special meetings may be called by the chairperson and shall be called by the chairperson if requested by a majority of members of the commission. Notice of special meetings shall be given by the secretary to the membership and executive director, and in accordance with KOMA, not less than five (5) business days prior to the meeting. The notice shall state the purpose, time, and place of the meeting. Notice may be by mail, telephone or email.

ARTICLE V

CONDUCT OF MEETINGS

 

Section 1.      Parliamentary authority. Meetings shall be conducted according to Robert’s Rules of Order Newly Revised edition in all cases where they are applicable, and not inconsistent with these by-laws or state statute.

 

Section 2.      Order of business. The secretary will prepare the agenda.

 

                        The order of business shall include:

1. Call to order
2. Roll call
3. Establish a quorum
4. Introduction of guest, participants, and audience members
5. Review and approval of agenda
6. Approval of minutes
7. Staff and committee reports
8. Old business
9. New business
10. Executive session
11. Announcements/ Public comments
12. Adjournment

Any matter or subject not appearing on the agenda shall also be considered if a majority of the commission members vote for consideration. Approval of consideration shall be based on finding that a review or presentation would be in the best interest of the general public and not contrary to the provisions of public notice. No item will be considered unless sufficient data and information are available for consideration before a vote is taken.

Section 3.      Continuance. Any item may be continued upon written request by the applicant or recommendation of the commission.

Section 4.      Appearance before commission. Petitioners or their representatives, members of the community at large, or individuals or their representatives who feel that they will be affected by any action may appear before the commission to present views and statements either for or against agenda items. Personal appearance before the commission is recommended but written communication may be presented. The chairperson may, at his/her discretion, limit the length of presentation or discussion to insure the orderly conduct of commission business, provided that the decision of the chairperson may be overridden by a majority of the commission present.

Section 5.      Motions. Motions before the commission shall be restated by the chair or a designated commissioner or staff person before a vote is taken. Every motion on a substantive matter shall set forth reasons.

Section 6.      Voting. Voting shall be by individual voice ballot on each item and shall be tallied and recorded into the minutes of the meeting by the secretary.

Section 7.      Abstention. Each commissioner should vote on every issue, but a commissioner may abstain. No member of the commission should vote on an issue in which the member has direct personal or pecuniary interest not common to the other members of the commission.

Section 8.      Record of proceedings. The secretary shall record the minutes of each meeting as a matter of public record and shall present such minutes to the commission for approval.

ARTICLE VI

FINANCIAL

 

Section 1.      Allowances. Members of KHLAAC, attending a meeting or authorized function of the commission, shall receive compensation in accordance with K.S.A. 74-6506 and K.S.A. 75-3223 (e) and amendments thereto.

ARTICLE VII

AMENDMENTS

 

Section 1.      These by-laws may be amended by a majority vote of the commission at any regular meeting, provided the members have been notified one (1) month in advance or such notice has been waived by all commissioners, and the proposed amendment has been placed on the agenda.

 

 

 

Approved and adopted by the commission on September 14, 2012

ARTÍCULO I

NOMBRE

 

Sección 1.      Nombre. El nombre de esta organización, se estableció por KSA 74-6501(a), será la Comisión de asuntos de los hispanos y latinoamericanos de Kansas.

 

                     El término “Comisión” en las siguientes secciones significará la Comisión de asuntos de los hispanos y latinoamericanos de Kansas.

 

                     El término “KHLAAC” significará la Comisión de asuntos de los hispanos y latinoamericanos de Kansas.

 

ARTÍCULO II

PROPÓSITO

 

Sección 1.      Estatutos. El propósito de estos estatutos es establecer reglas para la organización interna de la comisión y para el manejo de sus operaciones.

 

Sección 2.      Comisión. KSA 74-6501 establece que la comisión será asesora de el/la gobernador/a y estará dentro de la oficina de el/la gobernador/a y será parte de ésta.

 

                     Las funciones, poderes y deberes de la comisión son los que se autorizan por los estatutos que establece la comisión. Las acciones de la comisión tienen el carácter de recomendar únicamente y están sujetas a la aprobación de el/la gobernador/a. La comisión, sin embargo, adopta sus propias reglas y políticas para sus operaciones de acuerdo con sus poderes.

 

ARTÍCULO III

ORGANIZACIÓN

 

Sección 1.      Membresía. La membresía de la comisión será según lo establecido por KSA 74-6502; el cual especifica el número, el método de designación y la duración del cargo de los comisionados.

                       

                    La comisión (a) constará de siete miembros. No más de cuatro miembros podrán ser del mismo partido político. Sujeto a las disposiciones de KSA 75-4315c y sus enmiendas, por lo tanto, cada distrito del congreso en el estado estará representado en la comisión por al menos un miembro que sea residente del distrito en el momento del nombramiento y el resto representará al estado en general. Los miembros de la comisión serán designados por el/la gobernador/a. Una persona nombrada para llenar una vacante, que se presente antes de la expiración de un término, se nombrará únicamente por el tiempo que falta para que se venza dicho término. A excepción de lo dispuesto en el inciso (b), cada miembro de la comisión se designará por un período de tres años. (b) Cada miembro se designará por un período de tres años y hasta que se nombre y se apruebe a un sucesor. (c) Nada de lo dispuesto en este inciso se interpretará como una prohibición de la reelección de miembros que se hayan nombrado antes de la fecha de vigencia de esta ley de K.S.A. 74-6502. 

 

                     En caso de que haya una vacante en la junta de miembros de KHLAAC, los miembros y el/la directora/a ejecutivo/a intentarán elegir a una persona apropiada para proponérsela a el/la gobernador/a para llenar la vacante. Las nominaciones serán enviadas a el/la directora/a de nombramientos, por el/la directora/a ejecutivo/a, para consideración por parte de el/la gobernador/a.

 

                     Los miembros de KHLAAC que deseen renunciar a su cargo deben presentar una carta de renuncia a el/la gobernador/a, con copia a el/la presidente/a y a el/la directora/a ejecutivo/a.

 

Sección 2.      Oficiales . Los oficiales de la comisión serán un presidente, un vicepresidente y un secretario. Los oficiales se elegirán por la comisión en su reunión ordinaria en octubre de cada año. Su mandato será de un (1) año. Ninguna persona podrá servir en el mismo cargo por más de dos (3) períodos completos consecutivos.

 

Sección 3.      Presidente. El presidente presidirá todas las reuniones de la comisión. Desempeñará todas las funciones asignadas al cargo según lo aquí dispuesto. Sus deberes incluirán, pero no se limitarán a lo siguiente:

1.Revisar las recomendaciones hechas por la comisión y enviar propuestas y evaluaciones a el/la directora/a ejecutivo/a para su presentación a el/la gobernador/a, la legislatura y varias agencias estatales.

2.Ayudar a el/la directora/a ejecutivo/a con la orientación de nuevos miembros de KHLAAC

3.Ayudar a el/la directora/a ejecutivo/a en la producción de informes anuales u otras iniciativas de informes y mantenimiento de registros.

Sección 4.      Vicepresidente/a. El/la vicepresidente/a actuará como presidente/a en ausencia de el/la presidente/a. En caso de que el cargo de presidente quede vacante, el/la vicepresidente/a ocupará ese cargo por el término no vencido y la comisión seleccionará un nuevo vicepresidente por el término no vencido.

Sección 5.      Secretario/a. El/la secretario/a ayudará a el/la directora/a ejecutivo/a y a el/la presidente/a en la preparación de la agenda y el orden del día de cada reunión ordinaria. El/la secretario/a supervisará la grabación y firma de las actas de todas las reuniones y se asegurará de que todos los miembros de la comisión y el/la directora/a ejecutivo/a reciban copias.

Sección 6.      Comités. A discreción de el/la presidente/a de la comisión, se pueden nombrar comités según sea necesario.

Sección 7.      Asistencia: 

1.Se considerará que los miembros de la comisión asistieron a las reuniones si están presentes en persona, por teléfono, teleconferencia u otros medios electrónicos que permitan la comunicación interactiva bidireccional.

2.Se considerará que cualquier comisionado de KHLAAC que esté ausente durante tres (3) reuniones consecutivas o el 50% de dichas reuniones durante un año fiscal sin notificación previa aprobada a el/la Presidente/a ha renunciado a la Comisión, con efecto inmediato.

3.Cualquier comisionado de KHLAAC que no pueda asistir en persona puede participar como parte de la Ley de sesiones públicas de Kansas, pero se considera ausente y no puede votar en los asuntos de KHLAAC.

4.Una conferencia a través de medios electrónicos puede contar como una asistencia para una reunión ordinaria.

 

Sección 8.      Responsabilidades. Los comisionados designados de KHLAAC deberán:

1.Asistir por lo menos a cuatro (4) reuniones de KHLAAC al año;

2.Participar en audiencias convocadas por KHLAAC;

3.Representar a KHLAAC según lo solicitado por invitación pública;

4.Ayudar en el desempeño de los deberes y responsabilidades de KHLAAC;

5.Comunicarse, colaborar y comprometerse con el trabajo de la comisión y con el/la director/a ejecutivo/a.

Sección 9.      Remoción con causa. Si un comisionado no puede desempeñar las funciones de KHLAAC, la comisión puede recomendar la destitución del comisionado con causa previa resolución adoptada por KHLAAC por quórum de votos. El debido proceso, incluida la notificación por escrito y la oportunidad de ser escuchado, se observará de acuerdo con los procedimientos de las comisiones estatales y departamentales.

Sección 10. En el caso de que no haya un presidente o vicepresidente, se llevará a cabo una elección especial para seleccionar un presidente y un vicepresidente interinos, quienes servirán el resto del mandato hasta la próxima elección ordinaria.

Sección 11. Todos los comisionados de KHLAAC deberán presentar su Tax Clearance (pago de impuestos) (tanto personales como comerciales de los que usted es propietario), su juramento del cargo, su Currículum vitae, su informe de confidencialidad y su papeleo de intereses sustanciales dentro de los 30 días de haber sido designados para la Junta de KHLAAC.

ARTÍCULO IV

REUNIONES

 

Sección 1.      Reuniones ordinarias. De acuerdo con KSA 74-6505, la comisión se reunirá al menos cuatro veces al año. El/la presidente/a puede convocar reuniones adicionales según sea necesario para llevar a cabo las funciones de la comisión. Una reunión ordinaria de la comisión se llevará a cabo el cuarto jueves del mes en: octubre, enero, abril y julio. Estas reuniones se llevarán a cabo en el lugar y hora designados por la mayoría de la comisión y con un mínimo de cinco (5) días hábiles para notificar a cada comisionado y a el/la director/a ejecutivo/a.

Sección 2.       Quórum. De acuerdo con KSA 74-6505, la mayoría de los miembros constituirá quórum.

Sección 3.      Orden del día. Las agendas de todas las reuniones ordinarias estarán disponibles en la oficina de KHLAAC al menos tres (3) días hábiles antes de las reuniones.

Sección 4.      Reuniones especiales. Las reuniones especiales pueden ser convocadas por el/la presidente/a y serán convocadas por el/la presidente/a si así lo solicita la mayoría de los miembros de la comisión. El/la secretario/a deberá dar aviso de las reuniones especiales a los miembros y a el/la director/a ejecutivo/a, y de acuerdo con KOMA, no menos de cinco (5) días hábiles antes de la reunión. La convocatoria deberá indicar el propósito, la hora y el lugar de la reunión. La convocatoria se puede hacer por correo regular, por teléfono o por correo electrónico.

ARTÍCULO V

CELEBRACIÓN DE LAS REUNIONES

 

Sección 1.      Autoridad parlamentaria. Las reuniones se llevarán a cabo de acuerdo con la edición recientemente revisada de las Reglas de orden de Robert en todos los casos en que sean aplicables, y no sean incompatibles con estos estatutos o leyes estatales.

 

Sección 2.      Orden del día . El/la secretario/a preparará el orden del día.

 

                     El orden del día incluirá:

1.   Convocar a los presentes

2.   Lista de asistentes

3.   Establecer un quórum

4.   Presentación de invitados, participantes y miembros de la audiencia.

5.   Revisión y aprobación de la agenda

6.   Aprobación de actas

7.   Informes del personal y del comité

8.   Temas por resolver

9.   Asuntos nuevos

10.  Sesión ejecutiva

11.  Anuncios/Comentarios públicos

12.  Levantamiento de la sesión

Cualquier asunto o tema que no aparezca en la agenda también se considerará si la mayoría de los miembros de la comisión votan a favor de su consideración. La aprobación de la consideración se basará en la conclusión de que una revisión o presentación sería lo mejor para el interés del público en general y no contraria a las disposiciones de la notificación pública. No se examinará ningún tema a menos que se disponga de datos e información suficientes para su examen antes de proceder a la votación.

Sección 3.      Continuidad . Cualquier tema puede continuar previa solicitud por escrito del solicitante o recomendación de la comisión.

Sección 4.      Comparecencia ante la comisión. Los peticionarios o sus representantes, los miembros de la comunidad en general o las personas o sus representantes que sientan que se verán afectados por cualquier acción pueden comparecer ante la comisión para presentar opiniones y declaraciones a favor o en contra de los temas de la agenda. Se recomienda la comparecencia personal ante la comisión, pero se puede presentar una comunicación escrita. El/la presidente/a puede, a su discreción, limitar la duración de la presentación o el debate para asegurar el desarrollo ordenado de los asuntos de la comisión, siempre que la decisión de el/la presidente/a se pueda anular por la mayoría de la comisión presente.

Sección 5.      Mociones. Las mociones presentadas ante la comisión se reformularán por el/la presidente/a o un comisionado o un miembro designado del personal antes de que se lleve a cabo la votación. Toda moción sobre una cuestión importante deberá exponer razones viables.

Sección 6.      Votación. La votación se efectuará por medio de la votación de voz individual en cada punto y el/la secretario/a deberá contarla y registrarla en el acta de la reunión.

Artículo 7.      Abstención. Cada comisionado debe votar sobre cada tema, pero un comisionado puede abstenerse. Ningún miembro de la comisión debe votar sobre un asunto en el que tenga un interés personal o pecuniario directo que no sea común a los demás miembros de la comisión.

Sección 8.      Expediente de actuaciones. El/la secretario/a registrará las actas de cada reunión como un asunto de registro público y presentará dichas actas a la comisión para su aprobación.

ARTÍCULO VI

FINANCIERO

 

Sección 1.      Asignaciones. Los miembros de KHLAAC que asistan a una reunión o función autorizada de la comisión recibirán una compensación de acuerdo con KSA 74-6506 y KSA 75-3223 (e) y sus enmiendas.

ARTÍCULO VII

ENMIENDAS

 

Sección 1. Estos estatutos pueden ser enmendados por mayoría de votos de la comisión en cualquier reunión regular, siempre y cuando los miembros hayan sido notificados con un (1) mes de anticipación o que todos los comisionados hayan renunciado a dicha notificación, y la enmienda propuesta se haya puesto en la agenda.